موضوع: خیبر پختونخوا کے گورننس ریفارمز پیرامیٹرز پر عملدرآمد کے لائحہ عمل۔ وزیر اعلی خبیر پختونخوا جناب محمد سہیل افریدی کے ہدایات کی روشنی میں گڈ گورننس اسٹریٹیج پر عمل درامد کے لائحہ عمل طے کرنے کے لئے سیکرٹری اوقاف، حج، مذہبی و اقلیتی امور جناب عطا ٗ الرحمان کی سربراہی میں ایک اہم میٹنگ کا انعقاد کیا گیا۔ اس میٹنگ میں وزیر اعلیٰ صاحب کی طرف فراہم ایجنڈا پر بحث و تمحیث کے بعد درج ذیل فیصلے کئے گئے

۱۔ روٹیشن پالیسی چونکہ دو سالہ روٹیشن پالیسی پہلے ہی نافذ کی جا چکی ہے، اور اس بابت ایک سرٹیفیکٹ فراہم کیا گیا ہے اس لئے فیصلہ ہوا کہ ایڈمنسٹریٹر اوقاف اس امر کا باضابطہ سرٹیفکیٹ جاری کریں گے کہ دو سالہ روٹیشن پالیسی پر مکمل عملدرآمد ہو چکا ہے۔ تاہم اس سے پہلے وہ تمام مینجرز بشمول دیگر افسران و ماتحتان جو ہیڈ کوارٹر میں عرصہ سے تعینات ہے ان کا تبادلہ کیا جائے گا۔

۲۔ پروموشن کیسز فیصلہ ہوا کہ ایڈمنسٹریٹر اوقاف اہل ملازمین کے پروموشن کیسز پندرہ دن کے اندر اندر پراسیس کریں گے تاکہ بروقت ترقی ممکن ہو سکے۔

۳۔ پروکیورمنٹ سسٹم بتایا گیا کہ پراجیکٹس کے تحت پروکیورمنٹ کمیٹی اور گریوینس ریڈریسل کمیٹی پہلے سے قائم ہیں۔ یکم جولائی سے ای-پروکیورمنٹ کا آغاز کیا جا چکا ہے سیکرٹری صاحب کی ہدایت پر دونوں کمیٹیوں کو دوبارہ نوٹیفائی کیا جائے گا۔ یہ بھی فیصلہ ہوا کہ آئندہ فنڈ ریلیز میں ان سکیموں کو ترجیح دی جائے گی جن میں نمایاں فزیکل پراگریس ہو، یا جو تکمیل کے قریب ہوں۔ اس ضمن میں سینئر پلاننگ آفیسر کو ذمہ داری تفویض کی گئی۔

۴۔ شفافیت اور میڈیا کوریج فیصلہ ہوا کہ محکمہ کی تمام سرگرمیوں، بشمول بھرتی، سکالرشپس، فنانشل اسسٹنس، گرانٹس، خریداری، اور پروموشنز کو بھرپور میڈیا کوریج دی جائے گی۔اس مقصد کے لیے عبدالرحمان اور عالیان خان کو فوکل پرسنز مقرر کیا گیا۔ عالیان ہر ایونٹ کی ویڈیو بنائے گا اور ایڈیٹ کریگا جبکہ عبدالرحمان ان ویڈیوز یا پکچرز کو سوشل میڈیا پر اپ لوڈ کریگا۔

۵۔ رائٹ ٹو انفارمیشن فیصلہ ہوا کہ رائٹ ٹو انفارمیشن کے تحت طلب کی جانے والی معلومات بروقت اور مکمل فراہم کی جائیں گی۔ ۶۔ محکمانہ خدمات کی فہرست اور کیٹالوگ محکمہ اوقاف کی فراہم کردہ خدمات کی جامع فہرست مرتب کرنے کا فیصلہ کیا گیا، جن میں شامل ہیں : وقف پراپرٹیز کی لیز لیز پریمیم کی ادائیگی کرایہ (رینٹ) کی ادائیگی قرآنِ پاک کے ناشران کی رجسٹریشن اقلیتوں کے لیے سکالرشپس فنانشل اسسٹنس غیر مسلم عبادت گاہوں کے لیے گرانٹس فیصلہ ہوا کہ: سینئر پلاننگ آفیسر ان خدمات کی لسٹنگ کریں گے۔ اور ڈپٹی سیکرٹری ان خدمات کے لیے کیٹالوگ تیار کریں گے، جس میں خدمات فراہم کرنے کا طریقہ کار اور فیس کی تفصیل شامل ہو گی۔

۷۔ کمپیوٹرائزیشن / ایم آئی ایس • فیصلہ ہوا کہ: ایم آئی ایس میں ہیومن ریسورسز اور قرآنِ پاک کے ناشران کی رجسٹریشن کے عمل کو کمپیوٹرائز کیا جائے گا۔ o ایڈمنسٹریٹر اوقاف یہ عمل ایک ہفتے کے اندر مکمل کریں گے۔ o سکالرشپس اور فنانشل اسسٹنس کے لیے ایس پی او طریقہ کار وضع کریں گے تاکہ یہ نظام مکمل طور پر کمپیوٹرائزڈ اور آسان بنایا جا سکے۔

۸۔ اخراجات میں کفایت شعاری فیصلہ ہوا کہ غیر ضروری اخراجات، بشمول پٹرول، بجلی، گاڑیوں کی مرمت اور اسٹیشنری، میں نمایاں کمی کی جائے گی۔ غیر ضروری ایئر کنڈیشنرز بند کیے جائیں گے۔ کسی افسر کو مقررہ حد سے زائد پٹرول استعمال کرنے کی اجازت نہیں ہو گی۔ اس ضمن میں ذمہ داری سیکشن آفیسر ایڈمن اور ایڈمنسٹریٹر اوقاف کو سونپی گئی۔ اور اس بابت یہ دونوں ہر ہفتے رپورٹ پیش کرینگے۔

۹۔ ڈیجیٹل ورک اسپیس فیصلہ ہوا کہ دفتری امور کے لیے ڈیجیٹل ورک اسپیس فوری طور پر استعمال میں لائی جائے گی۔ جو افسران سرکاری لیپ ٹاپس لے کر گئے ہیں سیکشن افیسر ایڈمن اورایڈمنسٹریٹر اوقاف ان کی فہرستیں مرتب کرینگے۔ پہلے ان کو ٹیلی فون کالز کے ذریعے بتایا جائے گا کہ وہ لیپ ٹاپس واپس کرے۔ اگر واپس نہیں کرتے تو پھر ان کو نوٹسز جاری ہونگے۔ ،

۱۰۔ شکایات کا فوری ازالہ فیصلہ ہوا کہ پاکستان سٹیزن پورٹل یا کسی بھی دوسرے پلیٹ فارم سے موصول ہونے والی شکایات پر فوری اور مؤثر کارروائی کی جائے گی۔ عبدالرحمان کو فوکل پرسن مقرر کیا گیا، جو ہر پیر کو شکایات سے متعلق ہفتہ وار رپورٹ جمع کرائیں گے۔

۱۱۔ ہیومن ریسورس مینجمنٹ موجودہ اسٹاف کو بہترین طریقے سے استعمال کیا جائے گا۔ غیر ضروری بھرتیوں پر پابندی ہو گی۔ ریڈنڈنٹ پوسٹیں ختم کی جائیں گی۔ اوقاف تنظیم اور اوقاف ڈیپارٹمنٹ کے جاب ڈسکرپشن فائنل کیے جائیں گے۔ ڈپٹی ایڈمنسٹریٹر اوقاف اور سیکشن افیسر ایڈمن ایک ہفتے کے اندر جاب ڈسکرپشن فائنل کریں گے۔ اس مقصد کے لیے مختیار کو فوکل پرسن مقرر کیا گیا۔

۱۲۔ پالیسی سازی وقف پراپرٹیز کے بہتر استعمال کے لیے ایڈمنسٹریٹر اوقاف پندرہ دن کے اندر پالیسی مرتب کریں گے۔ انٹرفیتھ اور مائنارٹی مین اسٹریمِنگ کے لیے محکمہ اوقاف علیحدہ پالیسی تیار کرے گا۔

۱۳۔ ایوکیو ٹرسٹ بورڈ سیکشن آفیسر اوقاف وفاقی حکومت کے ساتھ ایوکیو ٹرسٹ بورڈ کی پراپرٹیز سے متعلق معاملات جلد از جلد نمٹانے کی کوشش کریں گے۔

۱۴۔ ویب سائٹ اپ گریڈیشن محکمہ اوقاف کی سرکاری ویب سائٹ کو اپ گریڈ کیا جائے گا،جس میں جدید ہیومن ر یسورس معلومات، قوانین اور سروسز سے متعلق تفصیلات اپ ڈیٹ کی جائیں گی۔

۱۵۔ دربار اور سرپرائز وزٹس ایڈمنسٹریٹر اوقاف ایک ماہ کے اندر تمام ملازمین کے ساتھ دربار کا انعقاد کریں گے۔ سیکرٹری صاحب کے لیے آئندہ ہفتے کم از کم دو سرپرائز وزٹس کا اہتمام کیا جائے گا۔ بعد ازاں ہر ماہ کم از کم چار سرپرائز وزٹس کیے جائیں گے۔

۱۶۔ ریویو میٹنگز محکمہ اوقاف ہر پندرہ دن بعد لیٹیگیشن ریویو میٹنگ منعقد کرے گا۔ سینئر پلاننگ آفیسر ہر ماہ اے ڈی پی ریویو میٹنگ منعقد کریں گے۔

۱۷۔ رائٹ ٹو سروسز محکمہ اوقاف کی فراہم کردہ خدمات پر مشتمل ایک نمایاں بورڈ تیار کر کے دفتر میں موزوں جگہ پر آویزاں کیا جائے گا۔ اس بورڈ میں یہ تفصیل بھی دی جائے گی کہ محکمہ کونسی خدمت کتنے دنوں میں فراہم کرنے کا پابند ہوگا۔ اس کی ذمہ داری ایڈیشنل سیکرٹری اوقاف کو دی گئی۔

۱۸۔ سیکیورٹی انتظامات ایڈمنسٹریٹر اوقاف ایک ماہ کے اندر دونوں دفاتر کو کور کرنے والا سی سی ٹی وی سسٹم نصب کریں گے۔ ۱۹۔ سرکاری اثاثہ جات کی واپسی سیکشن آفیسر ایڈمن اور سینئر پلاننگ آفیسر ان گاڑیوں، کمپیوٹرز اور لیپ ٹاپس کی فہرست مرتب کریں گے جو افسران کے پاس موجود ہیں۔ پہلے افسران کو واپسی کے لیے مطلع کیا جائے گا، عدم تعمیل کی صورت میں باقاعدہ نوٹسز جاری کیے جائیں گے۔